Bei Software gilt grundsätzlich: Es bringt nichts, sich teure und unnötige Programme zu kaufen. Das verstopft nur die Rechnerleistung, den eigenen Kopf und belastet das Konto. Software ist also erst einmal ein Punkt, den man unter Kosten einsortiert. Damit stehen sie vor allem auf der potenziellen Einsparliste, die jeder Freiberufler haben sollte.

Unsere Meinung: Software für Freiberufler sollte die tägliche Arbeit erleichtern und verbessern! Dann – aber nur dann – sollte man auch Geld dafür ausgeben.

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Jimdo

Software für Büroorganisation

Wenn Du durch eine bestimmte Bürosoftware effizienter arbeiten kannst, hat dies auch positive Auswirkungen auf deinen Stundenlohn. Zum Beispiel, wenn Du deinen Steuerkram jede Woche zwei Stunden schneller erledigst, wenn Du eine Kalkulation schneller erstellst oder bei einem Projekt den besseren Überblick behält und weniger Fehler machst.

Buchhaltungs-Software

Man kann als Freiberufler seine Arbeitszeiten, seine Rechnungen und seine Buchhaltung über Tabellen- und Textverarbeitung erledigen. Oder man holt sich eine professionelle Rechnungs-Software dafür. Easybill* ist zum Beispiel solch ein Anbieter. Wenn Du die Steuer selbst im Griff hast, sparst Du bares Geld! Und es ist nichts so ätzend wie Ärger mit dem Finanzamt… So ein Ärger raubt viel Kraft und Zeit. Das kannst Du dir sparen!

Dokumente-Software

Viele Freiberufler verschicken riesige Datei-Pakete per E-Mail. Viele Kunden sind dadurch genervt. Manche Unternehmen haben zum Beispiel Obergrenzen, was die Dateimenge angeht, die man in seinem Postfach haben darf. Eine Alternative: Dropbox – ein Cloud-Dienst, über den Du einfach Dokumente austauschen kannst. Es gibt einen Ordner in der Dropbox – und dort lagern alle Versionen. Der Link zur Dropbox kann dann einfach per Mail versendet werden.

Passwörter-Software

Gerade Freiberufler gehen zu lax mit ihren Passwörtern um. Dabei haben sie häufig Zugang zu Kunden-Accounts. Werden die Passwörter geklaut, hat man ein richtiges Problem. Man sollte sich also überlegen, wie man seine Passwörter schützt anstatt sie offen abzuspeichern. Ein Programm wie KeePass oder 1Password macht Sinn, wenn man viele unterschiedliche Passwörter hat.

Dateien-Software

Weiter oben haben wir noch Open Office empfohlen. Das ist auch grundsätzlich eine gute Option. Manche Freiberufler, wie etwa Journalisten, müssen viele Texte mit Ihren Kunden abstimmen. Schnell entstehen zahlreiche Versionen und man verliert schnell den Überblick. Die Alternative: Einfach die Text-Datei bei Google Docs einstellen. Jede Datei kann individuell freigegeben werden für einen bestimmten Personenkreis. Es lässt sich ein Link kreieren, der dann per E-Mail verschickt werden kann. Der Vorteil: Man sieht genau, wer was korrigiert haben will und es gibt nur eine einzige Datei. Das spart viel Zeit!

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Jimdo

Software für Zusammenarbeit und Marketing

Webseiten-Software

Eine Software für die eigene Webseite? Ja, auch das gibt es. Zum Beispiel Jimdo*. Hier kann man für wenig Geld (unter 100 Euro) seine eigene Webseite „zusammenstöpseln“ und online stellen. Das ist deutlich günstiger als eine Online-Agentur zu beauftragen. Jeder Freiberufler braucht eine eigene Webseite. Es ist eine Visitenkarte im Netz. Man hat etwas zum Verlinken auf Xing, Facebook und Co. So gewinnst Du neue Kunden!

Kommunikations-Software

Fast alle Unternehmen und Freiberufler nutzen E-Mail für Ihre Abstimmungsarbeit. Aber wenn man dauerhaft und viel mit einem Kunden zusammenarbeitet, nehmen die E-Mails schnell überhand. Hier eine Frage, dort ein Tipp, dann noch ein Hinweis – die E-Mail-Flut ist zermürbend und lähmend. Die Alternative: Slack*. Dahinter steckt ein geschlossenes Chat-Programm, das extrem einfach und simpel zu bedienen ist. Zahlreiche Firmen im Silicon Valley nutzen das Programm. So bekommst Du dein E-Mail-Postfach ruhig!

Notizen-Software

Nicht aus jeder Idee wird sofort eine Text-Datei. Manchmal möchte man auch erst einmal einige Notizen anlegen, Links abspeichern oder ein Foto irgendwo ablegen. Hierfür eignet sich die Notiz-Software „Evernote“. Das Programm ist einfach zu bedienen und es gibt Evernote auch als App für das Smartphone und Tablet. So kannst Du dir auch schnell mal zwischendurch etwas aufschreiben. Die Zettelwirtschaft hat ein schnelles Ende!

MindMap-Software

Viele Freiberufler arbeiten konzeptionell. Sie entwerfen und planen, sie arbeiten kreativ und entwickeln Gedanken. Aber wie hält man seine Gedanken fest? Wie strukturiert man sie auf einfache Art und Weise? Brainstorming kennt jeder. MindMaps dagegen sind vielen immer noch unbekannt. Mit einem guten und einfachen MindMap-Programm wie zum Beispiel Mindjet kann man seine Ideen sortieren – und präsentieren.

Open Source-Software

Die Bürosoftware Open Office kann locker mit dem Microsoft-Paket mithalten. Man kann Microsoft-Dokumente (wie doc-Dokumente) auch mit Open Office öffnen. Auch das Tabellenprogramm ist praktisch gleichwertig. Im Netz gibt es zahlreiche Anwendungstipps, wie man Open Office für seine berufliche Arbeit nutzen kann. Durch solche Open Source-Software spart man Geld.

Projektmanagement-Software

Bei einer Projektplanung verstopfen meistens Doc-Dateien und Excel-Listen das E-Mail-Postfach. Häufig gibt es verschiedene Versionen und niemand hat den richtigen Überblick. Wenn eine bestimmte Arbeit vorgezogen wird, muss der ganze Plan überarbeitet werden. Das geht auch einfacher und schneller – und zwar mit Trello. Ein Projektmanagement-Tool, bei dem man interaktiv „Karten“ hin und her schieben kann. Die einzelnen „Boards“ (Projekte) können mit mehreren Personen geteilt und genutzt werden. So behälst Du den Überblick!

Sind Cloud-Dienste gefährlich?

Bei Diensten wie Google-Docs, Trello, Dropbox, Slack liegen die Dateien im Netz bei einem externen Anbieter und nicht auf der eigenen Festplatte. Viele Freiberufler zögern und wissen nicht, ob sie dieses Risiko eingehen sollen.

Wir können dazu keine rechliche Beratung liefern. Wir sind keine Juristen und können dies im Einzelfall nicht beurteilen. Trotzdem haben wir eine Meinung dazu. Auf der einen Seite ist tatsächlich Vorsicht geboten. Man sollte es auf jeden Fall mit seinem Kunden absprechen und gegebenenfalls in die Vertragsbedingungen schauen.

Wenn der Kunde Vorbehalte hat, bringt es sowieso nichts, einen Cloud-Dienst für diesen Kunden zu nutzen. Denn Dienste wie Dropbox, Slack oder Trello funktionieren nur, wenn man sie gemeinsam nutzt.

Bei Passwort-Diensten sieht die Sache schon anders aus. Denn die Dienste sind in der Regel deutlich sicherer als wenn man seine Passwörter ungeschützt auf dem Rechner liegen hat. Du erhöhst also deutlich deine Sicherheit.

Bei Buchhaltungs-Software ist die Sache ähnlich. Denn das ist deine alleinige Verantwortung. Grundsätzlich sollte man bei der Auswahl des Cloud-Dienstes auch darauf achten, wie hoch die Sicherheitsbestimmungen sind und ob es Zertifikate gibt.

Den wesentlichen Vorteil, den wir in den Cloud-Diensten sehen: Du kannst die Dienste auf dem Rechner, aber auch auf dem Smartphone oder auf dem Tablet nutzen. Du hast sie also immer verfügbar. Und Du kannst auch beim Kunden arbeiten und trotzdem auf alles zugreifen.

In 7 Schritten zu einem höheren Honorar

Welchen Stundensatz kann ich als Freiberufler verlangen? Wie wehre ich mich gegen Honorar-Drückerei? Wie schaffe ich es, meinen Stundensatz kontinuierlich zu erhöhen?

Um eins vorweg zu nehmen: Häufig können die „Besserverdiener“ unter den Freiberuflern einfach besser argumentieren! Sie kennen sich besser aus und wissen, wie sie klüger verhandeln.

Unser E-Book „In 7 Schritten zu einem höheren Honorar“ erklärt, wie Freiberufler Schritt für Schritt ihren Stundensatz erhöhen. Und dies bei ihren Kunden durchsetzen, ohne sie zu verprellen. Kompakt, schnell und direkt anwendbar auf rund 30 Seiten. Dazu gibt es einen Excel-Rechner, mit dem Sie einfach und bequem Ihren persönlichen Stundensatz kalkulieren können.

*Externe Link, Affiliate

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