Jeder Freiberufler schreibt Rechnungen. Doch gerade Anfänger machen in diesem Punkt viele Fehler. Sie schreiben falsche Rechnungen – und bekommen später unnötige Probleme.
Was muss in einer Rechnung stehen? Hier ein grober Überblick.
Sie wollen Unterstützung beim Schreiben Ihrer Rechnungen? Hier finden Sie viele schlaue Vorlagen:
Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten, Rechnungen zu schreiben:
Wer nur ein paar Rechnungen pro Monat schreibt, der kann dies auf dem eigenen Rechner erledigen. Eine Vorlage als Text-Datei genügt, der Rest ist Handarbeit. Die Rechnung muss natürlich korrekt ausgestellt werden.
Die zweite Möglichkeit ist der Einsatz von Online-Rechnungsanbietern. Denn Online-Rechnungsanbieter bringen viele Vorteile mit sich. Durch die Webdienste spart man zahlreiche kleine Handgriffe. Man kann von allen Geräten mit Internetanschluss (Smartphone, Tablet etc.) auf seine Rechnungen zugreifen. Die Webdienste geben eine klare Struktur vor. Dadurch behält man besser den Überblick und verliert sich nicht im Wirrwarr einzelner Dateien.
Drei Anbieter stellen wir hier vor. Unser Rat: Informieren und testen Sie, welcher Anbieter zu Ihnen am besten passt.
Die drei Anbieter Easybill, Fastbill und Billomat zeigen in den jeweiligen Einzeltests insgesamt keine großen Schwächen. Es lässt sich aber klar erkennen, dass alle Anbieter einen bestimmten Kundenkreis im Fokus haben und das Angebot in diese Richtung orientieren. Preislich sind die Angebote aller Anbieter ähnlich. Deutlich hervor sticht nur Fastbill, da es bei diesem Anbieter keinen dauerhaft kostenlosen Zugang gibt.
Die Rechnungserstellung ist bei Easybill wie bei den anderen Anbietern schnell und intuitiv nutzbar. Zusätzlich unterstützt das Kaarster Unternehmen den Import von Rechnungsdaten aus vielen verschiedenen Shopsystemen. Neben großen Anbietern wie eBay und Amazon können Easybill-Kunden auch Daten aus den Systemen von kleineren Anbietern übernehmen. Ab 5.000 Rechungsimporten fallen aber Zusatzkosten an.
Easybill ermöglicht außerdem die nahtlose Übergabe von offenen Rechnungen an einen Inkassodienstleister. Dieser erhebt keine generellen Gebühren, sondern nur eine Provision, wenn die offene Rechnung tatsächlich ausgeglichen wird. Negativ sind die mangelnden Exportfunktionen, ein kompletter Export aller Daten ist nicht ohne Unterstützung des Kundenservices möglich.
Nichts desto trotz hat EasyBill uns insgesamt am Besten gefallen.
Billomat zeigt seine Stärken vor allem in der Konzentration auf die wesentlichen Funktionen. Der Onlineservice des Unternehmens ermöglicht in erster Linie das einfache und schnelle Erstellen von Rechnungen und anderen Dokumenten. Zusatzfunktionen wie der automatische Export an Inkassodienstleister und der Import von aus vielen verschiedenen Shopsystemen ist hier nicht vorgesehen. Da selbst im teuersten Tarif eine Beschränkung der Kunden- und Rechnungsdatensätze vorhanden ist, eignet sich Billomat nicht für Unternehmen, die viele kleinere Rechnungen erstellen müssen und regelmäßig mehr als 5.000 Zahlungseingänge zu verzeichnen haben. Der Dokumentenzähler wird zwar monatlich zurückgesetzt, aber wenn gerade im Weihnachtsgeschäft die Grenze überschritten wird, ist das mehr als ärgerlich.
Positiv sind die Exportfunktionen zu werten. Kunden von Billomat können jederzeit die vollständigen Rechnungs- und Kundendaten über das interne Kundenmenü exportieren. Durch die Vielzahl der Exportformate findet sich für jeden Benutzer das passende Format. Die Rechnungen können sogar als ein großes PDF exportiert werden, eine Rücksprache mit dem Kundenservice ist nicht notwendig.
Das Onlinesystem von Fastbill lässt sich ebenfalls einfach und intuitiv bedienen, die Kernfunktionen des Services sind identisch zu denen der beiden anderen Anbieter. Fastbill richtet sich vor allem an Selbstständige und Freiberufler, die nur wenige Ressourcen für die Buchhaltung zur Verfügung haben. Neben dem Erstellen von Rechnungen und anderen Dokumenten bietet Fastbill zusätzlich eine komfortable Zeiterfassung für Projekte und die Möglichkeit, eigene Kostenbelege in das System hochzuladen. So kann eine komplette Erfolgsrechnung mit Fastbill erstellt werden. Die Kostenbelege werden sicher archiviert und zum Monatsende kann der Monatsabschluss in einer kompatiblen Datei direkt an den Steuerberater versendet werden.
Die gespeicherten Daten können jederzeit über einen Exportassistenten exportiert werden. Standardmäßig stehen das Excel- und das CSV-Format zur Verfügung. Unabhängig von der Auswahl des Pakets können Kundendaten und Rechnungen in unbegrenzter Menge erstellt werden. Fastbill bietet allerdings nur einen kostenfreien Testmonat, danach gibt es kein weiterhin kostenloses Tarifpaket.
Obwohl die Kernfunktionen bei allen drei Anbietern nahezu identisch sind, eignen sich die Services für unterschiedliche Kundenkreise. Wer viele Rechnungen erstellen muss und zusätzlich auch einen Shop in einem Shopsystem betreibt, wird bei Easybill am ehesten glücklich. Der Import aus verschiedenen Systemen und die intuitive Nutzung des internen Bereichs sind ebenfalls Pluspunkte. Wer nur wenige Rechnungen erstellt und eher allein tätig ist, wird mit dem Angebot von Fastbill sehr zufrieden sein. Die komplette Buchhaltung kann mit dem Onlineservice durchgeführt werden und der günstigste Tarif kostet ohne Kunden- und Dokumentenbegrenzung nur 5,95 € monatlich. Billomat eignet sich für alle, die Wert auf eine einfache und schnelle Bedienung legen und jederzeit Kontrolle über die eigenen Daten behalten wollen. Zusatzfunktionen gibt es bei Billomat nur wenige und die Begrenzung der Dokumente auf ein bestimmtes Maximum im Monat macht den Anbieter für größere Firmen mit wechselndem Aufkommen leider eher uninteressant.
Viele Freiberufler kämpfen mit dem Problem, dass Sie Mahnungen schreiben müssen. Leider zahlen manche Kunden einfach nicht pünktlich. Manch einer zahlt sogar erst, wenn die erste oder zweite Mahnung auf dem Tisch liegt. Lesen Sie hier:
Jeder kann einmal vergessen, seine Rechnung zu bezahlen. Weisen Sie Ihre Kunden freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass die Rechnung noch offen ist. Weisen Sie darauf hin, dass Sie als Freiberufler darauf angewiesen sind, dass die Kunden zahlen. Hier hilft es auch, zum Hörer zu greifen und mit dem Kunden persönlich zu sprechen.
Nun wird es offizieller. Sie verschicken die erste Mahnung. Sie sollten trotzdem im Text nicht sofort schroff werden – auch wenn Sie sich persönlich ärgern. Bleiben Sie sachlich und weisen Sie auf den Zahlungsrückstand hin, ohne größere Erklärungen. Schreiben Sie nicht „1. Mahnung“. Sonst geht Ihr Kunde davon aus, dass er noch eine weitere Mahnung bekommt, bevor er handeln muss.
Nun wird es ernst. Weisen Sie klar und direkt auf den Zahlungsrückstand hin. Wenn Ihnen der Kunde am Herzen liegt, können Sie auch vorschlagen, dass er in Raten sein Geld zahlt. Zeigen Sie im Mahnungsschreiben aber deutlich, dass Sie nicht auf Ihr Geld verzichten werden. Sie können hier auch Mahngebühren androhen, damit dem Kunden klar wird, dass es immer teurer wird.
In dieser letzten Mahnung schreiben Sie jetzt klar und deutlich, dass Sie ein gerichtliches Mahnverfahren anstreben, wenn der Kunde nicht zahlt. Sie sollten deutlich sagen, dass Ihre weiteren Schritte den Kunden richtig Geld kosten. Sie sollten diese Mahnung auf jeden Fall per Einschreiben verschicken. Auch die vorherigen Mahnungen sollten per Einschreiben versendet werden.
Spätestens jetzt sollten Sie sich fragen, ob Sie einen Anwalt konsultieren. Das ist natürlich immer eine Frage des Geldes und des Aufwands. Je höher das ausstehende Honorar, desto mehr Sinn macht ein Anwalt. Bei kleineren Summen sollten Sie überlegen, ob Sie besser auf das Geld verzichten und nicht mehr für den Kunden arbeiten.
Nutzen Sie dieses Vorlagen-Paket. Hier finden Sie 10 verschiedene Vorlagen. So haben Sie direkt Texte als Muster für eine Mahnung zur Verfügung. Dort gibt es zum Beispiel eine Zahlungserinnerung in Gedichtform – ein kreativer Ansatz, der häufig fruchtet, weil er freundlich ist.
Kunden, die nicht zahlen, gehören rausgeworfen! Allerdings stehen Sie dann vor der Frage, wie Sie neue Kunden gewinnen. Unser Tipp: bauen Sie sich systematisch einen neuen Kundenstamm auf. So, dass Sie weniger abhängig sind von einzelnen Kunden.
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