Rechnungen und Mahnungen schreiben als Freiberufler

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Jeder Freiberufler schreibt Rechnungen. Doch gerade Anfänger machen in diesem Punkt viele Fehler. Sie schreiben falsche Rechnungen – und bekommen später unnötige Probleme.

Viele Freiberufler kämpfen auch mit dem Problem, dass Sie Mahnungen schreiben müssen. Leider zahlen manche Kunden einfach nicht pünktlich.

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Jimdo

Was muss in einer Rechnung stehen?

In einer Rechnung sollten (grob gesagt) folgende Element evorkommen: Eigene Adresse und Steuernummer, Rechnungsnummer (fortlaufend), Erbrachte Leistung und Leistungsdatum, Honorar (pro Stunde) netto, Umsatzsteuer (wenn Umsatzsteuer-pflichtig), Honorar brutto / Gesamtsumme, Zahlungsziel und Konto, Datum und evtl. Unterschrift. Je nach Branche und Leistungen gibt es aber unterschiedliche Anforderungen.

Die Rechnungsnummer

Jeder Selbstständige hat die Pflicht, eine fortlaufende Rechnungsnummer zu vergeben. Heißt: Man kann nicht willkürlich irgendwelche Nummern nehmen. Das Finanzamt muss nachvollziehen, in welcher Reihenfolge die Rechnungen geschrieben worden sind. Trotzdem hat man etwas Entscheidungs-Spielraum. Man muss nicht zwingend bei 1 anfangen, was einen schlechten Eindruck machen könnte – sofern man darauf Wert legt. Darüber hinaus ist es auch möglich, jahresweise neu zu nummerieren, also z.B. 2013-01 für die erste Rechnung in 2013, usw.

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Die erbrachte Leistung

Wichtig ist, dass man als Freiberufler seine Leistung in der Rechnung korrekt bezeichnet. Denn die Tätigkeiten werden häufig unterschiedlich besteuert. Zum Beispiel bei Journalisten: Während ein Artikel, auf den ein Urheberrecht besteht, mit 7 Prozent besteuert wird, ist eine PR-Arbeit ohne Urheberrecht häufig mit 19 Prozent besteuert. In diesem Punkt kann ein Steuerberater eine große Hilfe sein. Denn wer etwas Falsches auf die Rechnung schreibt, kann bei einer Steuerprüfung finanzielle Konsequenzen spüren.

Das Zahlungsziel

Normalerweise muss der Auftraggeber das Geld innerhalb von vier Wochen überweisen. Dies ist allerdings eine allgemeine Regel. Heißt also: Jeder Freiberufler kann selbst einen Termin festlegen, bis wann das Honorar überwiesen werden soll. Es macht Sinn, die Bezahlung in weniger als vier Wochen zu verlangen – zum Beispiel zwei Wochen. Denn viele Kunden nutzen die Frist exakt aus und überweisen erst, wenn sie es müssen. Und warum sollte man für eine erbrachte, abgenommene Leistung einen ganzen Monat auf das Geld warten?

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Welchen Stundensatz kann ich als Freiberufler verlangen? Wie wehre ich mich gegen Honorar-Drückerei? Wie schaffe ich es, meinen Stundensatz kontinuierlich zu erhöhen?

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Die drei häufigsten Probleme bei Mahnungen

Die Freiberufler

Offene Rechnungen führen schnell in eine kritische Lage. Nur wenige Freiberufler haben genügend finanzielle Rücklagen, um Zahlungsausfälle zu kompensieren. Entsprechend groß ist der Druck, wenn Rechnungen nicht bezahlt werden. Häufig sind Freiberufler auch abhängig von ihren Kunden, etwa wenn es ein größerer Kunde ist, für den man viel oder bereits lange arbeitet.

Die Kunden

Gerade größere Unternehmen ziehen die Zahlung in die Länge, damit sie auf ihrem Geschäftskonto länger im Plus stehen. Manche Unternehmen haben organisatorische Schwierigkeiten und kommen deswegen in Verzug. Andere wiederum stehen vor wirtschaftlichen Problemen. All das kann dazu führen, dass die Rechnungen des Freiberuflers nicht bezahlt werden und Mahnungen verschickt werden müssen.

Die Rechtslage

Klar ist: Ein Gang zum Anwalt oder eine Klage vor Gericht kostet viel Zeit und Mühe. Der Ausgang ist ungewiss. Erst recht, wenn der Kunde nicht solvent ist und letztlich kein Geld auf dem Konto hat. Für eine rechtliche Einschätzung sollte ein Anwalt konsultiert werden. Manche Berufsverbände bieten eine Rechtsberatung an, die günstiger ist oder manchmal auch kostenlos.

Die fünf Phasen der Mahnung

  • Phase 1: Freundliche Erinnerung

    Jeder kann einmal vergessen, seine Rechnung zu bezahlen. Weisen Sie Ihre Kunden freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass die Rechnung noch offen ist. Weisen Sie darauf hin, dass Sie als Freiberufler darauf angewiesen sind, dass die Kunden zahlen. Hier hilft es auch, zum Hörer zu greifen und mit dem Kunden persönlich zu sprechen.

  • Phase 2: Erste Mahnung

    Nun wird es offizieller. Sie verschicken die erste Mahnung. Sie sollten trotzdem im Text nicht sofort schroff werden – auch wenn Sie sich persönlich ärgern. Bleiben Sie sachlich und weisen Sie auf den Zahlungsrückstand hin, ohne größere Erklärungen. Schreiben Sie nicht „1. Mahnung“. Sonst geht Ihr Kunde davon aus, dass er noch eine weitere Mahnung bekommt, bevor er handeln muss.

  • Phase 3: Zweite Mahnung

    Nun wird es ernst. Weisen Sie klar und direkt auf den Zahlungsrückstand hin. Wenn Ihnen der Kunde am Herzen liegt, können Sie auch vorschlagen, dass er in Raten sein Geld zahlt. Zeigen Sie im Mahnungsschreiben aber deutlich, dass Sie nicht auf Ihr Geld verzichten werden. Sie können hier auch Mahngebühren androhen, damit dem Kunden klar wird, dass es immer teurer wird.

  • Phase 4: Dritte Mahnung

    In dieser letzten Mahnung schreiben Sie jetzt klar und deutlich, dass Sie ein gerichtliches Mahnverfahren anstreben, wenn der Kunde nicht zahlt. Sie sollten deutlich sagen, dass Ihre weiteren Schritte den Kunden richtig Geld kosten. Sie sollten diese Mahnung auf jeden Fall per Einschreiben verschicken. Auch die vorherigen Mahnungen sollten per Einschreiben versendet werden.

  • Phase 5: Handeln Sie!

    Spätestens jetzt sollten Sie sich fragen, ob Sie einen Anwalt konsultieren. Das ist natürlich immer eine Frage des Geldes und des Aufwands. Je höher das ausstehende Honorar, desto mehr Sinn macht ein Anwalt. Bei kleineren Summen sollten Sie überlegen, ob Sie besser auf das Geld verzichten und nicht mehr für den Kunden arbeiten.

Eine praktische Hilfe: Online-Rechnungsanbieter

Grundsätzlich gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten, Rechnungen zu schreiben:

Wer nur ein paar Rechnungen pro Monat schreibt, der kann dies auf dem eigenen Rechner erledigen. Eine Vorlage als Text-Datei genügt, der Rest ist Handarbeit. Die Rechnung muss natürlich korrekt ausgestellt werden.

Die zweite Möglichkeit ist der Einsatz von Online-Rechnungsanbietern. Denn Online-Rechnungsanbieter bringen viele Vorteile mit sich. Durch die Webdienste spart man zahlreiche kleine Handgriffe. Man kann von allen Geräten mit Internetanschluss (Smartphone, Tablet etc.) auf seine Rechnungen zugreifen. Die Webdienste geben eine klare Struktur vor. Dadurch behält man besser den Überblick und verliert sich nicht im Wirrwarr einzelner Dateien.

Drei Anbieter stellen wir hier vor, der Test in von 2014. Alle Angaben ohne Gewähr. Unser Rat: Informieren und testen Sie, welcher Anbieter zu Ihnen am besten passt. Und checken Sie die jeweils aktuellen Konditionen.

Rechnungne schreiben mit Easybill

Easybill – gut für Shopbetreiber und größere Unternehmen

Die Rechnungserstellung ist bei Easybill wie bei den anderen Anbietern schnell und intuitiv nutzbar. Zusätzlich unterstützt das Kaarster Unternehmen den Import von Rechnungsdaten aus vielen verschiedenen Shopsystemen. Neben großen Anbietern wie eBay und Amazon können Easybill-Kunden auch Daten aus den Systemen von kleineren Anbietern übernehmen. Ab 5.000 Rechungsimporten fallen aber Zusatzkosten an.

Easybill ermöglicht außerdem die nahtlose Übergabe von offenen Rechnungen an einen Inkassodienstleister. Dieser erhebt keine generellen Gebühren, sondern nur eine Provision, wenn die offene Rechnung tatsächlich ausgeglichen wird. Negativ sind die mangelnden Exportfunktionen, ein kompletter Export aller Daten ist nicht ohne Unterstützung des Kundenservices möglich.

Nichts desto trotz hat EasyBill uns insgesamt am Besten gefallen.

Rechnungne schreiben mit Billomat

Billomat – Konzentration auf Kernfunktionen

Billomat zeigt seine Stärken vor allem in der Konzentration auf die wesentlichen Funktionen. Der Onlineservice des Unternehmens ermöglicht in erster Linie das einfache und schnelle Erstellen von Rechnungen und anderen Dokumenten. Zusatzfunktionen wie der automatische Export an Inkassodienstleister und der Import von aus vielen verschiedenen Shopsystemen ist hier nicht vorgesehen. Da selbst im teuersten Tarif eine Beschränkung der Kunden- und Rechnungsdatensätze vorhanden ist, eignet sich Billomat nicht für Unternehmen, die viele kleinere Rechnungen erstellen müssen und regelmäßig mehr als 5.000 Zahlungseingänge zu verzeichnen haben. Der Dokumentenzähler wird zwar monatlich zurückgesetzt, aber wenn gerade im Weihnachtsgeschäft die Grenze überschritten wird, ist das mehr als ärgerlich.

Positiv sind die Exportfunktionen zu werten. Kunden von Billomat können jederzeit die vollständigen Rechnungs- und Kundendaten über das interne Kundenmenü exportieren. Durch die Vielzahl der Exportformate findet sich für jeden Benutzer das passende Format. Die Rechnungen können sogar als ein großes PDF exportiert werden, eine Rücksprache mit dem Kundenservice ist nicht notwendig.

Fastbill – Ideal für Freiberufler und Einzelkämpfer

Das Onlinesystem von Fastbill lässt sich ebenfalls einfach und intuitiv bedienen, die Kernfunktionen des Services sind identisch zu denen der beiden anderen Anbieter. Fastbill richtet sich vor allem an Selbstständige und Freiberufler, die nur wenige Ressourcen für die Buchhaltung zur Verfügung haben. Neben dem Erstellen von Rechnungen und anderen Dokumenten bietet Fastbill zusätzlich eine komfortable Zeiterfassung für Projekte und die Möglichkeit, eigene Kostenbelege in das System hochzuladen. So kann eine komplette Erfolgsrechnung mit Fastbill erstellt werden. Die Kostenbelege werden sicher archiviert und zum Monatsende kann der Monatsabschluss in einer kompatiblen Datei direkt an den Steuerberater versendet werden.

Die gespeicherten Daten können jederzeit über einen Exportassistenten exportiert werden. Standardmäßig stehen das Excel- und das CSV-Format zur Verfügung. Unabhängig von der Auswahl des Pakets können Kundendaten und Rechnungen in unbegrenzter Menge erstellt werden. Fastbill bietet allerdings nur einen kostenfreien Testmonat, danach gibt es kein weiterhin kostenloses Tarifpaket.

Unterschiede und Gemeinsamkeiten – Welcher Service für welches Unternehmen?

Obwohl die Kernfunktionen bei allen drei Anbietern nahezu identisch sind, eignen sich die Services für unterschiedliche Kundenkreise. Wer viele Rechnungen erstellen muss und zusätzlich auch einen Shop in einem Shopsystem betreibt, wird bei Easybill am ehesten glücklich. Der Import aus verschiedenen Systemen und die intuitive Nutzung des internen Bereichs sind ebenfalls Pluspunkte. Wer nur wenige Rechnungen erstellt und eher allein tätig ist, wird mit dem Angebot von Fastbill sehr zufrieden sein. Die komplette Buchhaltung kann mit dem Onlineservice durchgeführt werden und der günstigste Tarif kostet ohne Kunden- und Dokumentenbegrenzung nur 5,95 € monatlich. Billomat eignet sich für alle, die Wert auf eine einfache und schnelle Bedienung legen und jederzeit Kontrolle über die eigenen Daten behalten wollen. Zusatzfunktionen gibt es bei Billomat nur wenige und die Begrenzung der Dokumente auf ein bestimmtes Maximum im Monat macht den Anbieter für größere Firmen mit wechselndem Aufkommen leider eher uninteressant.

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